Pour simplifier vos échanges d’informations en entreprise, et si vous passiez à la base de données collaborative ? Centralisez toutes les informations produits au même endroit afin qu’elles soient accessibles à toutes les personnes concernées et modifiables sans créer d’erreur. InPagina, acteur historique du data-publishing, vous aide à choisir les meilleurs outils pour votre entreprise.
Pourquoi unifier ma base de données ?
Lors de la création de supports marketing, comme par exemple un catalogue, le service PAO est amené à bénéficier de l’expertise de 3 autres services : le marketing, le service technique et le service commercial. Sans l’intervention de ces 3 acteurs, difficile pour les graphistes d’avoir toutes les informations à jour.
Cependant, ces trois services sont amenés à travailler conjointement sur chaque référence. Ce qui provoque une multiplication des échanges et des moyens de communication, ce qui augmente le nombre d’erreurs.
Les services concernés par la base de données collaborative
En fonction de la taille de votre entreprise, différents services et tout autant de personnes peuvent avoir besoin d’accéder régulièrement à la base de données. Plutôt que de multiplier les sources et les tableaux (et donc les erreurs !), pourquoi ne pas créer une base de données unique ? Celle-ci peut être accessible par les collaborateurs désignés et modifiable par les personnes de votre choix.
Le marketing
Le marketing utilise beaucoup de bases de données. InPagina rend possible leur interconnexion afin de garantir leur propagation, toujours dans le but d’obtenir un flux d’information simple et fiable.
Le + avec la base de données collaborative :
Connectez-vous directement à votre logiciel de gestion pour obtenir des tarifs à jour.
Le service commercial
Trouver les bonnes références produits aux bon prix en un clin d’œil fait partie de la démarche commerciale. Mais lorsque les marques, les références ou les réductions clients se multiplient, il devient difficile de trouver la bonne information produit rapidement.
Le + avec la base de données collaborative :
Enregistrez votre catalogue avec des prix différents pour chaque client
La PAO
En charge de la mise en page des catalogues et supports de communication, l’équipe PAO copie-colle des informations produits dans ses créations, qui devront ensuite être relues pour confirmation.
Le + avec la base de données collaborative :
Tirez les données directement d’Excel : plus de copier-coller !
- 4 modes d’assemblage avec création automatique des pages,
- une génération automatique d’index produits,
- assemblage des produits par dizaines, puis totale liberté de graphisme,
- pas de limites créatives,
- finie la relecture grâce au lien direct entre le catalogue et la base de données pour le client,
- mise à jour automatique des habillages (fonds de pages, fil d’Ariane…)
- déclinaison possible vers les brochures ou autres supports de communication.
« Pourquoi ne pourrait-on pas connecter les outils de la PAO à ces silos d’information, et ainsi être en permanence capable de comparer l’information PAO à l’information « silo », afin de conserver une information toujours à jour ? »
Les différentes bases de données collaboratives
Le low-cost : une organisation uniquement basée sur des outils déjà en place dans l’entreprise ou à coût très faible.
Utiliser les fichiers Excel existants, faire bien comprendre aux acteurs leur rôle dans la chaîne d’information, et connecter ces fichiers Excel aux outils PAO (via EasyCatalog) et web. Le coût reste très faible, la mise en place est rapide et les outils ne changent pas.
Avantages : souple et malin, adapté à tous types de projet.
Contraintes : nécessite la bonne participation de chacun.
Le middle-cost, à travers l’utilisation d’un PIM.
Le PIM, outil unique pour toute l’information marketing de l’entreprise, est une brique qui vient aspirer les données dans les silos existants, l’insère dans des flux de validation, et création des tableaux de bord de suivi de la qualité de leur complétude. Une fois l’information validée, elle transite vers des flux de traduction, de sélection et de diffusion vers le multicanal.
Avantages : un outil unique, adapté au travail en groupe, sur de multiples sites et pays, interface de saisie plus ergonomique pour les utilisateurs
Contraintes : plus coûteux, nécessite la mise en place de connecteurs avec les silos actuels, et une conduite du changement à bien valider auprès des utilisateurs
Le high-cost : utiliser un MDM.
Un MDM -Master Data Management- consiste à définir un modèle de données global à toute l’entreprise, qui sera utilisé dans tous les outils manipulant les infos produits. Ainsi on normalise chaque information, on codifie qui a le droit de la créer, la modifier…
Exemple : l’aéronautique, où chaque pièce fait l’objet d’une certification dès sa conception, puis dans chacune de ses évolutions, le MDM est la base de la structure de tous les logiciels depuis des années.
Vous ne fabriquez pas d’avions ? Pourtant vous avez peut-être déjà, sans le savoir, mis en place une forme de MDM dans votre entreprise. Par exemple, si vous êtes un pure-player web et que votre seul outil est votre site e-commerce. En effet, vous vous basez sur une base de données unique pour votre marketing, vos prix, vos stocks, vos fiches produit… L’approche n’est pas si compliquée mais vous permet de diffuser une information toujours juste.
Plus qu’un outil, c’est surtout une méthode qu’il faut appliquer. InPagina est à votre service pour auditer votre système de travail et vous former à ces outils.
Bénéficiez de notre expertise et consultez-nous en amont de votre projet.
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